Optik Mağazasında Çerçeve ve Cam Stok Takibi

Stok neden optikte ayrı bir dert

Bir giyim mağazasında beden ve renk vardır. Optik mağazasında ise aynı çerçevenin ekartman ölçüsü, köprü genişliği, sap boyu ve renk kodu ayrı ayrı önem taşır. Vitrinde 400 çerçeve dururken hangisinin kaç aydır yerinden kıpırdamadığını bilmek, ezberle yürüyecek bir iş değil.

Cam tarafı daha da farklı. Stok camlar (hazır, sık kullanılan dereceler) rafta durur; reçeteye özel camlar ise laboratuvardan sipariş edilir ve birkaç gün içinde gelir. Yani optisyen aynı anda iki ayrı şeyi izler: elindeki mal ve yolda olan iş.

Bu yazıda, küçük ya da orta ölçekli bir optik mağazasının stok düzenini nasıl kurabileceğini adım adım anlatıyoruz. Önerilerin çoğu yazılım kullansanız da kullanmasanız da işe yarar.

Önce ürünü tanımlayın: tek kayıt, tek kod

Stok takibinin ilk kuralı, her ürünün sistemde bir kez ve tek bir kodla var olmasıdır. Çerçevede bu genellikle marka + model + renk kodu + ölçü kombinasyonudur. Aynı modelin iki rengi iki ayrı stok kalemidir.

Pratikte işe yarayan birkaç alışkanlık:

• Tedarikçiden gelen barkodu kullanın. Barkod yoksa kendi etiketinizi basın ve çerçevenin sapına iliştirin.
• Ürün adını serbest metinle yazmayın. "Siyah kemik erkek" gibi tarifler altı ay sonra kimsenin işine yaramaz.
• Alış fiyatını ve geliş tarihini mutlaka girin. Ölü stoğu bulmanın tek yolu, ürünün ne zaman geldiğini bilmektir.

Kontakt lens, solüsyon ve aksesuar gibi sarf ürünlerinde son kullanma tarihi de bir alan olmalı. Rafta tarihi geçmiş solüsyon bulmak, müşterinin gözünde mağazanın tüm düzenini sorgulatır.

Mal kabul: stok hatalarının çoğu kapıda başlar

Sayım farklarının büyük kısmı satışta değil, mal kabulde oluşur. Koli gelir, yoğun bir saatte açılır, irsaliye bir çekmeceye girer ve ürünler sisteme "sonra" girilir. O "sonra" bazen hiç gelmez.

Basit bir kural koyun: irsaliyesi sisteme işlenmeyen ürün vitrine çıkmaz. Kabul sırasında üç şeyi kontrol edin:

1. İrsaliyedeki adet ile kolideki adet aynı mı?
2. Model ve renk kodları sipariş ettiğinizle örtüşüyor mu?
3. Hasarlı ya da eksik parçalı ürün var mı?

Barkod okuyucu bu adımı hızlandırır. Ürünü okuttuğunuzda sistemde karşılığı yoksa, sorunu kasada müşteri beklerken değil, depoda sakin bir anda fark etmiş olursunuz.

Sayım günü: yılda bir değil, parça parça

Tüm mağazayı yılda bir kez saymak yorucu ve hataya açık. Daha iyi bir yöntem dönüşümlü sayımdır. Vitrini bölümlere ayırın ve her hafta bir bölümü sayın. Örneğin ilk hafta güneş gözlükleri, ikinci hafta belirli markaların optik çerçeveleri, üçüncü hafta stok camlar.

Bu yöntemin iki faydası var. Fark çıktığında son sayımdan bu yana az zaman geçtiği için nedenini bulmak kolaylaşır. Ayrıca sayım, personelin vitrindeki ürünleri tanıması için iyi bir fırsat olur.

Sayım farkı çıktığında hemen düzeltme kaydı girip geçmeyin. Önce son satışlara, iadelere ve şubeler arası gönderimlere bakın. Çoğu fark, kasada yanlış ürünün okutulmasından ya da iadenin sisteme işlenmemesinden doğar.

Ölü stok: vitrinde duran para

Optik mağazalarında stok maliyetinin önemli bir kısmı, uzun süredir satılmayan çerçevelerde bağlı kalır. Bunu fark etmek için ürünleri "son satış tarihine" ya da "geliş tarihinden bu yana geçen süreye" göre sıralamak yeterli.

Belirli bir süreyi (mağazanıza göre altı ay, dokuz ay ya da bir yıl) aşan ürünler için birkaç seçenek var:

• Vitrinde yerini değiştirin. Göz hizasına alınan bir çerçeve bazen kendiliğinden satılır.
• Tedarikçiyle değişim konuşun. Bazı firmalar belirli şartlarla model değişimi kabul eder.
• Kampanyaya dahil edin. Ölü stoğu indirime sokmak, rafta beklemesinden çoğu zaman daha ucuzdur.
• Şubeniz birden fazlaysa ürünü satışın daha iyi olduğu şubeye gönderin.

Burada amaç her ürünü satmak değil, hangi alımların işe yaramadığını görüp bir sonraki siparişte aynı hatayı tekrarlamamak.

Sipariş camlarını ayrı izleyin

Reçeteye özel cam siparişi, stoktan farklı bir iş akışıdır. Müşteri çerçeveyi seçmiş, ölçüsü alınmış, ödeme kısmen ya da tamamen yapılmıştır; ama ürün henüz elinizde değildir.

Bu siparişlerin her biri için şu bilgileri kayıt altında tutun:

• Müşteri adı ve iletişim bilgisi
• Reçete değerleri ve seçilen cam tipi
• Siparişin verildiği laboratuvar ve tarih
• Beklenen teslim tarihi
• Ödeme durumu

Gecikme olduğunda müşteriyi siz arayın. "Camınız bir gün gecikecek" demek, müşterinin mağazayı aramasını beklemekten çok daha iyi bir izlenim bırakır. Gelen camı çerçeveye takmadan önce reçeteyle bir kez daha karşılaştırmak da laboratuvar hatalarını müşteriye ulaşmadan yakalar.

Satış verisinden sipariş planı çıkarın

Stok takibinin asıl getirisi, ne alacağınıza veriye bakarak karar vermektir. Ay sonunda üç soruya cevap arayın:

1. Hangi marka ve modeller beklenenden hızlı satıldı?
2. Hangi fiyat aralığında daha çok satış yaptınız?
3. Hangi ürünler hiç hareket etmedi?

Bu cevaplar, plasiyer geldiğinde ya da yeni sezon kataloğu açıldığında elinizi güçlendirir. "Geçen sezon bu seriden 12 adet sattım, bu sefer 15 alayım" diyebilmek, katalogdan beğeniye göre seçim yapmaktan çok daha sağlam bir yöntem.

Vuell bu süreçte nerede durur

Vuell'de günlük satışta barkod okutma ve ürün ekleme işlemleri tek ekrandan yapılır. Gün sonunda otomatik oluşan raporlarla cironuzu ve satış performansınızı görebilir, finansal göstergeleri grafiklerle takip edebilirsiniz. Plasiyer tarafında ise tedarikçiler fiyat listelerini ve kampanyalarını Vuell'deki optisyenlerle paylaşabiliyor, siz de sipariş sürecini sistemin içinden yürütebiliyorsunuz.

Birden fazla şubesi olan işletmeler için Kurumsal planda şubeler arası anlık transfer ağı bulunuyor. Hangi özelliğin hangi planda olduğunu fiyatlandırma sayfasında görebilir, tüm modülleri özellikler sayfasından inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Küçük bir mağaza için stok takip yazılımı gerekli mi?

Zorunlu değil, ama vitrindeki ürün sayısı birkaç yüzü geçtiğinde defter ya da tablo ile takip zorlaşır. Barkodlu bir sistem, özellikle sayım ve ölü stok tespitinde ciddi zaman kazandırır.

Sayımı ne sıklıkla yapmalıyım?

Tek seferlik büyük sayım yerine dönüşümlü sayım öneriyoruz: her hafta mağazanın bir bölümü. Böylece tüm stok birkaç haftada bir kontrol edilmiş olur ve farkların nedeni daha kolay bulunur.

Ölü stok için kaç ay beklemek gerekir?

Tek bir doğru süre yok. Mağazanızın satış hızına göre bir eşik belirleyin ve o eşiği aşan ürünleri düzenli olarak gözden geçirin. Önemli olan eşiğin var olması ve her ay bakılması.

Sipariş camlarını stokla aynı yerde mi takip etmeliyim?

Aynı sistemde olabilir ama ayrı bir liste olarak izlenmeli. Sipariş camı henüz elinizde olmayan, müşteriye söz verilmiş bir iştir. Teslim tarihi ve ödeme durumu ayrı takip edilmezse gecikmeler gözden kaçar.

Stok düzeninizi kurarken Vuell'in nasıl çalıştığını görmek isterseniz bizimle iletişime geçin, size uygun bir demo planlayalım.